Na základě novely ZZVZ, konkrétně § 6 je povinné při vytváření zadávacích podmínek, hodnocení nabídek a výběru dodavatele, za předpokladu, že je to vzhledem k povaze a smyslu VZ možné, dodržovat zásady sociálně odpovědného zadávání, environmentálně odpovědného zadávání a inovací. Zadavatel tedy musí zohlednit při zadávání veřejných zakázek odpovědné zadávání a to tam, kde je to podle zásad přiměřenosti, účelnost apod.. možné. Vzhledem k tomu, že svůj postup musí zadavatel řádně odůvodnit, doporučujeme do důvodové zprávy formuláře na zahájení veřejné zakázky zapsat, jakým způsobem jste výše uvedené zásady při zadávání veřejné zakázky zohlednili (toto odůvodnění je možné uvést navíc i v jiných dokumentech, např. ve výzvě k podání nabídek). Případně je nutné zdůvodnit, proč nebylo možné, vzhledem ke smyslu a povaze VZ, podle výše uvedených zásad postupovat. U zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší jak 1 mil. Kč doporučujeme navíc do přílohy zahájení VZ přiložit vyplněný Kontrolní list pro vyhodnocení sociálního a environmentálního odpovědného zadávání a inovací ve veřejné zakázce. (vzorový kontrolní list je přílohou)
U zakázek podlimitních a nadlimitních lze písemné odůvodnění uvést, jak do návrhu na zahájení zadávacího řízení, tak i např. do zadávací dokumentace, zprávy o hodnocení nabídek, či písemné zprávy zadavatele.
Zadavatel musí být připraven reagovat na případné žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace, na námitky, na žádosti dle zákona č. 106/1999 Sb., a na dotazy kontrolních orgánů.