Na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen "Zákon"), účinného od 1. srpna 2023, v návaznosti na směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, vznikla Ústeckému kraji (dále jen "ÚK") jako povinnému subjektu mj. i povinnost zavést vnitřní oznamovací systém (dále jen "VOS") k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem. ÚK má příslušné postupy při ochraně oznamovatelů upraveny ve vnitřním předpisu S-04/2023 Směrnice o ochraně oznamovatelů (Whistleblowing), kde jsou uvedeny případné bližší informace.
Oznamovatelem se rozumí fyzická osoba, která učiní oznámení v mezích a při splnění všech podmínek Zákona, a to prostřednictvím VOS ÚK, externího oznamovacího systému (dále jen "EOS") vedeného Ministerstvem spravedlnosti České republiky nebo uveřejněním, případně přímo příslušnému orgánu veřejné moci příslušnému podle jiného právního předpisu nebo přímo použitelného předpisu Evropské unie (např. policejnímu orgánu, státnímu zástupci). Takový oznamovatel následně požívá ochrany před odvetným opatřením. ÚK ve smyslu § 9 odst. 2 písm. a) Zákona vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona (tzn. závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu, službu, dobrovolnickou činnost, odbornou praxi, stáž).
KAŽDÝ OZNAMOVATEL, KTERÝ JE V DOBRÉ VÍŘE, SI MŮŽE BÝT JIST SPRAVEDLIVÝM ZACHÁZENÍM A ŘÁDNÝM PROŠETŘENÍM JEHO PODNĚTU.
Obsahem oznámení je:
- jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele (oznámení nemusí obsahovat tyto údaje, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě ÚK známa);
- informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je v působnosti Zákona (§ 2 odst. 1), včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;
- případné důkazy, na jejich základě je podáváno oznámení.
Vnitřní oznamovací systém ÚK
Oznámení přijímá a vyřizuje POUZE příslušná osoba nebo její zástupce (dále jen „Příslušná osoba“), která vykonává tuto činnost nestranně, zachovává důvěrnost informací a chrání osobnost oznamovatele a dalších osob, na které dopadá ochrana.
Jako příslušná osoba ÚK pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu § 9 odst. 1 Zákona je určen pan František Ploner, referent odboru kontroly Krajského úřadu Ústeckého kraje. V jeho nepřítomnosti ho zastupuje Ing. Petr Vokáč, LL. M., vedoucí odboru kontroly Krajského úřadu Ústeckého kraje.
Způsoby podání oznámení:
Oznámení prostřednictvím VOS lze Příslušné osobě podat:
- ústně telefonicky na telefonní čísle +420 778 535 003 v pracovní době od 8 do 15 hod.,
- ústně osobně (schůzka s příslušnou osobou) na základně žádosti oznamovatele po domluvě v pracovní době od 8 do 15 hod.,
- písemně elektronicky na e-mailovou adresu oznameni.whistleblowing@gmail.com,
- písemně elektronicky prostřednictvím webového formuláře „Schránka důvěry“ (https://schrankaduvery.kr-ustecky.cz/), který umožňuje zaslat jakékoliv oznámení, a to jak anonymně, tak s uvedením kontaktních údajů,
- písemně listinou v uzavřené obálce na adresu Krajský úřad Ústeckého kraje, Velká Hradební 3118/48, 400 02 Ústí nad Labem s označením obálky „NEOTVÍRAT – POUZE DO RUKOU PŘÍSLUŠNÉ OSOBY“ nebo vhozením obálky do hnědé schránky s označením „WHISTLEBLOWING – OZNÁMENÍ“ umístěné v zádveří mezi posuvnými dveřmi budovy „A“.
Lhůty pro vyřízení oznámení:
- po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho podání příslušnou osobou ÚK; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu ÚK, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
- o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou ÚK bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu ÚK, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o posouzení oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
- za den přijetí oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno příslušné osobě ÚK (podací razítko na obálce doručené poštou) nebo datum vyjmutí ze schránky pro příjem listinných oznámení; u e-mailových oznámení je dnem přijetí oznámení datum odeslání uvedené v záhlaví e-mailu adresovaného na uvedenou adresu příslušné osobě ÚK; u oznámení podaného prostřednictvím webového formuláře „Schránka důvěry“ je dnem přijetí oznámení datum odeslání vyplněného formuláře; u ústního, příp. telefonického podání oznámení se za den přijetí oznámení považuje datum osobního jednání oznamovatele s příslušnou osobou ÚK.
Způsoby vyřízení oznámení:
- Zjistí-li příslušná osoba ÚK při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
- Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba ÚK řediteli Krajského úřadu ÚK navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu ÚK, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu ÚK, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijatém opatření by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
- Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba ÚK bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
ÚK zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny, na základě plnění právních povinností správce (ÚK) dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje oznamovatele a dotčených osob budou zpracovávány výhradně a slouží pouze pro pověřenou příslušnou osobu ÚK v rámci prováděného prošetření oznámení a k přijímání opatření pro zajištění ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními po nezbytně nutnou dobu (minimálně 5 let od data přijetí oznámení), poté budou osobní údaje anonymizovány nebo zlikvidovány, pokud právní předpisy nestanoví jinak.
